Checklist ontslag

 Als u als werkgever uw werknemer gaat ontslaan is het belangrijk dat u dit goed voorbereid. Wij helpen u op weg met onze ontslag checklist.

Stap 1: Bouw een zorgvuldig en volledig ontslagdossier op

• Bij verwijtbaar disfunctioneren van de werknemer
  Hebt u te maken met een werknemer die zijn werk niet naar behoren uitvoert, zorg dan dat u een ontslagdossier opbouwt. Wijs uw werknemer er wel op dat u niet tevreden bent. Voer regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken. Zorg dat er verslagen van deze gesprekken worden gemaakt, die ook door uw werknemer voor akkoord worden getekend. U hebt dan bewijs dat hij wist van uw kritiek op zijn functioneren. Het is ook mogelijk dat uw werknemer zijn werk niet goed uit kan voeren, omdat hij onvoldoende kennis heeft. U moet er dan voor zorgen, dat uw werknemer goede begeleiding krijgt of bijscholing. De kantonrechter gaat bij een beoordeling van een aanvraag voor ontslag na of u wel uw best hebt gedaan uw werknemer bij te spijkeren.

• Bij andere ontslagredenen
  In alle ontslagsituaties in het verstandig een goed onderbouwd dossier van uw werknemer te hebben. Wanneer u een aanvraag voor een ontslagvergunning indient bij het UWV WERKbedrijf of de kantonrechter moet u de ontslagreden kunnen motiveren en toelichten met bewijzen.

Stap 2: Zorg voor goede communicatie bij ontslag

Zorg er voor dat de betrokkenen op de hoogte zijn van de situatie. De directe leidinggevende, personeelszaken en de directeur moeten weten wat er speelt. Zorg intern voor duidelijkheid.

Stap 3: Zijn er ontslagverboden van toepassing?

Voordat u een ontslagvergunning aanvraagt of een zaak bij de kantonrechter begint, moet u eerst nagaan of er geen ontslagverbod geldt.

Stap 4: Maak een keuze: ontslag met wederzijds goedvinden of afhankelijk van de ontslagreden naar het UWV of kantonrechter.

Ontslag met wederzijds goedvinden kan altijd en met iedere reden. Als jullie er samen uit kunnen komen, is dat de prettigste manier om dit aan te pakken. Is goed overleg niet mogelijk, dan zult u een andere weg moeten bewandelen. Is de reden voor het ontslag bedrijfseconomisch en kunt u dit ook goed aantonen, dan kunt u terecht bij het UWV. WERKbedrijf. Ook als u een werknemer wilt ontslaan die twee jaar ziek is kunt u hier terecht. Voor de overige ontslagredenen kunt u zich wenden tot de kantonrechter. U hebt in ieder geval altijd een goed onderbouwd dossier nodig.

Stap 5. Zorg bij ontslag voor een goede voorbereiding

Een ontslaggesprek is nooit eenvoudig. Bereidt u goed voor op het gesprek en zorg voor een onderbouwd dossier.

• Verzamel alle concrete gegevens en verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken.
  Speelt het al langer, dan zal de werknemer niet verrast worden door het slechte nieuws.
• Zorg voor een geldige ontslagreden, die u goed kunt onderbouwen.
• Wat kunt u een werknemer aanbieden en hoe liggen de bedragen? (bv. aanvulling op WW-uitkering of afvloeiingsregeling)
• Stelt u een werknemer op non-actief (met behoud van salaris) of kan hij blijven doorwerken tot aan de ontslagdatum? Op non-actief stellen is verstandig bij een negatieve sfeer of wanneer er gewerkt wordt met gevoelige informatie. In de meeste gevallen werkt een werknemer gewoon door.

Stap 6. Aanvragen ontslagvergunning

Zorg dat uw aanvraag voor een ontslagvergunning of uw stukken voor de kantonrechter volledig zijn en goed onderbouwd. Stuur relevante stukken uit het dossier als bijlage mee. Uw werknemer ontvangt vervolgens een kopie van de ontslagaanvraag en krijgt de gelegenheid om in verweer te gaan.

Stap 7. Ontvangen ontslagvergunning

Heeft het UWV WERKbedrijf uw aanvraag goedgekeurd, dan ontvangt u de ontslagvergunning. U moet het arbeidscontract vervolgens binnen acht weken opzeggen. De geldigheidstermijn van de vergunning loopt vanaf de afgiftedatum. Formeel kunt u pas opzeggen als de ontslagvergunning bij u binnen is.

Stap 8. Wettelijke opzegtermijn bij ontslag

De wettelijke opzegtermijn is afhankelijk van de duur van het dienstverband.

Voor de werknemer geldt altijd een opzegtermijn van een maand. Deze is niet afhankelijk van het dienstverband.

Stap 9: Zorg dat geldzaken goed afgewikkeld worden

• uitbetalen salaris
• uitbetalen vakantiegeld,
• uitbetalen (eventuele) declaraties, tantièmes, provisie en eindejaarsuitkering
• afwikkelen studiekostenregeling
• verrekening van
  voorschotten en leningen
• schadeloosstelling of
  andere financiële regeling
• eindafrekening
  voor werknemer

Stap 10: Let er op dat alle bedrijfseigendommen weer ingeleverd worden

• sleutels/toegangspasjes
• monsterkoffer
• laptop
• gereedschap
• bedrijfsauto
• leaseauto
• bedrijfskleding

Stap 11: Rond uw administratie goed af

• Maak een getuigschrift
  voor uw werknemer en zorg dat hij die krijgt.
• Deel (eventueel) uw medewerker schriftelijk mee wat de ontslagreden is.
• Maak een verklaring met daarin het aantal vakantie/snipperdagen dat bij de eindafrekening uitbetaald is.
• Zet abonnementen of betalingen stop.
• Vergeet niet om verzekeringen te informeren over het ontslag van uw werknemer.
• Zorg dat het pensioenfonds wordt ingelicht.

Stap 12: Zorg dat uw werknemer u kwijting verleent

Zorg dat uw werknemer bij zijn vertrek een verklaring ondertekend, waarin staat dat hij niets meer van u te vorderen heeft. Dit is alleen mogelijk als de eindafrekening heeft plaatsgevonden.