Een werknemer die structureel onvoldoende functioneert, kan grote gevolgen hebben voor een organisatie. Denk aan fouten op de werkvloer, verminderde productiviteit, klachten van collega’s of problemen met klanten. Dat betekent echter niet automatisch dat een werknemer wegens disfunctioneren kan worden ontslagen.

In ontslagprocedures zien we regelmatig dat werkgevers ervaren dat het functioneren onvoldoende is, maar dit onvoldoende kunnen onderbouwen. De kantonrechter beoordeelt vooral of het disfunctioneren zorgvuldig is vastgelegd en of de werknemer voldoende gelegenheid heeft gekregen om het functioneren te verbeteren.

Of disfunctioneren uiteindelijk kan worden bewezen, hangt af van alle omstandigheden van het geval. Daarbij spelen onder meer de functie, de duur van het dienstverband, eerdere beoordelingen en het handelen van zowel werkgever als werknemer een belangrijke rol.

Een dossier opbouwen vanaf de eerste signalen

Veel werkgevers starten pas met dossieropbouw wanneer de situatie al is geëscaleerd. In de praktijk is dat vaak te laat. Een zorgvuldig dossier begint al bij de eerste signalen dat een werknemer onvoldoende functioneert.

Het is belangrijk om problemen tijdig bespreekbaar te maken en deze ook schriftelijk vast te leggen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  • functioneringsgesprekken;
  • beoordelingsgesprekken;
  • gespreksverslagen;
  • e-mails;
  • waarschuwingen;
  • evaluatiemomenten.

De rechter beoordeelt niet alleen welke problemen zich hebben voorgedaan, maar ook op welk moment deze met de werknemer zijn besproken en vastgelegd. Een goed dossier is daarom echt van belang.

Maak concrete verbeterafspraken

Alleen zeggen dat een werknemer onvoldoende functioneert, is meestal niet genoeg. Het moet duidelijk zijn wat er precies misging, welke situaties hebben gespeeld en op welke punten verbetering nodig was.

Beschrijf daarom zo concreet mogelijk:

  • welke werkzaamheden niet goed worden uitgevoerd;
  • welke fouten worden gemaakt;
  • welke verwachtingen er gelden;
  • binnen welke termijn verbetering wordt verwacht.

Daarnaast is het verstandig om afspraken altijd schriftelijk vast te leggen. Zo voorkom je achteraf discussie over wat precies is besproken en afgesproken.

Geef voldoende begeleiding en ondersteuning

Als werkgever moet je een werknemer voldoende gelegenheid geven om het functioneren te verbeteren. In sommige situaties betekent dat dat extra begeleiding, coaching of scholing nodig is.

Procedures lopen regelmatig vast wanneer werkgevers:

  • geen verbetertraject aanbieden;
  • onvoldoende begeleiding geven;
  • onrealistische doelen stellen;
  • te snel richting ontslag sturen.

Het verbetertraject moet serieus en realistisch zijn. Daarbij speelt ook mee hoe lang een werknemer in dienst is en welke functie hij of zij vervult.

Let op:
Positieve beoordelingen uit het verleden kunnen een ontslagprocedure lastiger maken. Zeker als eerdere kritiek niet schriftelijk is vastgelegd.

Zorg voor een consistent en volledig dossier

De kantonrechter kijkt kritisch naar de inhoud en volledigheid van een dossier. Tegenstrijdige documenten of ontbrekende stukken kunnen ertoe leiden dat een ontslagverzoek wordt afgewezen.

Het is daarom belangrijk dat:

  • beoordelingen aansluiten op eerdere gesprekken;
  • verbeterpunten consequent worden benoemd;
  • afspraken regelmatig worden geëvalueerd;
  • alle communicatie goed wordt bewaard.

Een rechter kijkt niet alleen naar het dossier zelf, maar ook naar de manier waarop je als werkgever tijdens het traject hebt gehandeld.

Voorkom problemen door tijdig juridisch advies in te winnen

Het bewijzen van disfunctioneren vraagt om een zorgvuldige aanpak. Een volledig dossier en een goed opgebouwd verbetertraject maken vaak het verschil tussen een succesvol ontslag en een afgewezen verzoek.

Twijfel je of jouw dossier juridisch sterk genoeg is? Onze ervaren advocaten en juristen staan werkgevers bij voor het scherpe tarief van € 181,50excl. btw per uur. Wij helpen je om juridische risico’s zoveel mogelijk te beperken. Bel ons vrijblijvend op 088-6002806 (gebruikelijke belkosten) of vul het contactformulier in.