“Sinds 2005 jouw online juridische hulp”
nab

Checklist ontslag

  • Een goede voorbereiding is belangrijk bij ontslag.
  • Gebruik ons stappenplan, zodat je niet over het hoofd ziet.
Lees voor

Heb je besloten dat je een werknemer wil gaan ontslaan, dan is het belangrijk om dit ontslag goed voor te bereiden. Zo kun je het ontslag zo vlekkeloos mogelijk laten verlopen en hou je ook de kosten onder controle. Om je hierbij te helpen maakten wij een checklist ontslag. Zo weet je zeker dat je overal aan denkt en geen belangrijke zaken over het hoofd ziet.

Checklist ontslag

Hieronder vind je een stappenplan om het ontslag zo goed mogelijk te laten verlopen. Zo weet je zeker dat je geen belangrijke zaken vergeet. Heb je gaandeweg vragen? Je kan voor gratis juridisch advies altijd terecht bij onze juridische medewerkers. Je kan ze tijdens kantoortijd bellen op 088-6002806 (gebruikelijke belkosten) of laat jouw gegeven achter op ons contactformulier. Wij bellen je dan zo snel mogelijk even terug. 

Stap 1: Ontslagdossier

Helaas lukt het niet altijd om samen in goed overleg tot afspraken te komen over het ontslag. Daarom is het belangrijk om altijd een goed ontslagdossier achter de hand te hebben. Hiermee kun je naar de rechter stappen als dat nodig blijkt. Een ontslagdossier moet wel aan strenge eisen voldoen.

  • Bij disfunctioneren van de werknemer
    Hebt je te maken met een werknemer die zijn werk niet goed doet, dan is een ontslagdossier erg belangrijk. Wijs de werknemer er op dat je niet tevreden bent en geef hem/haar ook de kans om te verbeteren. Voer regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken en zorg er ook voor dat hier verslagen van worden gemaakt. De (ook door de werknemer) getekende verslagen voeg je toe aan het dossier. Hiermee kun je bewijzen dat je hebt aangegeven niet tevreden te zijn en dat je er als werkgever zijnde ook moeite voor hebt gedaan om dit te veranderen. Als werkgever heb je hierin wel een grote verantwoordelijkheid. Jij moet de werknemer de handvatten geven om zijn werk goed te kunnen doen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er begeleiding of bijscholing moet komen. Helpt dit ook niet en gaat het functioneren niet vooruit, dan heb je er alles aan gedaan en kun je met het ontslagdossier naar de kantonrechter stappen. De kantonrechter zal vervolgens beoordelen of er inderdaad sprake is van disfunctioneren en of ontslag op zijn plaats is.
  • Bij andere ontslagredenen
    In alle ontslagsituaties in het verstandig een goed onderbouwd dossier van jouw werknemer te hebben. Ontstaat er een conflict, dan zal je altijd met bewijzen moeten komen. Hou dus regelmatig beoordelings- en functioneringsgesprekken en voeg de verslagen hiervan toe aan het dossier. Komt een medewerker bijvoorbeeld regelmatig te laat, geef dan een officiële waarschuwing en neem ook dit weer mee in het dossier.

Stap 2: Communicatie

De communicatie rondom het ontslag is erg belangrijk. Zorg dat de betrokkenen op tijd op de hoogte zijn. Zo is het belangrijk dat de directeur, de direct leidinggevende en personeelszaken van de situatie op de hoogte zijn. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om op een nette manier te communiceren naar de betreffende werknemer. Alleen op die manier kun je misschien samen tot een overeenkomst komen. Vertel de collega’s pas wat er aan de hand is als alles rond is en ga hier zorgvuldig mee om. Denk er ook aan om eventuele klanten van de werknemer die wordt ontslagen op de hoogte te stellen.

Stap 3: Ontslagverbod

Voor je met het ontslag aan de gang gaat is het belangrijk om te checken of er geen ontslagverbod is. Er zijn namelijk een aantal situaties waarin je een werknemer niet mag ontslaan. Wij zetten ze voor je op een rijtje:

  • Tijdens ziekte (een werknemer die ziek is, mag niet ontslagen worden). Wil je een werknemer toch tijdens ziekte ontslaan, dan kan dat pas nadat de eerste twee jaar ziekte voorbij zijn of met wederzijds goedvinden.
  • Als een werkneemster zwanger is. Tijdens de zwangerschap en tot zes weken na het eind van het zwangerschapsverlof heeft de werkneemster ontslagbescherming.
  • Bij lidmaatschap van de OR (ondernemingsraad).
  • Als een buitenlandse werknemer dienstplicht moet vervullen in zijn vaderland.

Stap 4: Op welke manier ontslag

Vervolgens is het belangrijk om te kiezen op welke manier je de werknemer gaat ontslaan. De prettigste en gemakkelijkste manier is ontslag met wederzijds goedvinden. Ontslag met wederzijds goedvinden kan altijd en met iedere reden. Hierbij ga je in onderhandeling met de werknemer en kom je samen tot een overeenkomst. Lukt dit niet of is goed overleg niet mogelijk, dan zal je een andere weg moeten bewandelen.

Gaat het niet goed met het bedrijf en is dat ook de reden voor ontslag, dan kun je een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV. Je moet dan wel met cijfers kunnen aantonen dat ontslag onvermijdelijk is en je moet je aan het afspiegelingsbeginsel houden. Bij het UWV kun je ook terecht als een werknemer twee jaar ziek is.

Gaat het om disfunctioneren, een verstoorde arbeidsrelatie of komt iemand structureel te laat op het werk, dan kun je terecht bij de kantonrechter. In dit geval is een goed ontslagdossier echt noodzakelijk.

Stap 5.  Het ontslaggesprek

Het voeren van een ontslaggesprek is niet gemakkelijk en alles behalve leuk. Zorg dat je goed bent voorbereid. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

  • Verzamel alle concrete gegevens en verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken.
    Speelt het al langer, dan zal de werknemer niet verrast worden door het slechte nieuws.
  • Zorg voor een geldige ontslagreden, die je goed kunt onderbouwen.
  • Wat kun je de werknemer aanbieden en hoe liggen de bedragen? (transitievergoeding en WW-uitkering)
  • Stel je een werknemer op non-actief (met behoud van loon) of kan hij blijven doorwerken tot aan de ontslagdatum? Op non-actief stellen is verstandig bij een negatieve sfeer of wanneer er gewerkt wordt met gevoelige informatie. In de meeste gevallen werkt een werknemer gewoon door.

Stap 6. Afspraken

Maak samen de nodige afspraken en zet alles op de juiste manier op papier. Bij ontslag met wederzijds goedvinden zal er een vaststellingsovereenkomst of beëindigingsovereenkomst op papier moeten worden gezet. Zorg dat dit document aan alle eisen voldoet! Uiteindelijk tekenen jullie dit document allebei en is het ontslag een feit. Wel moet er nog rekening gehouden worden met de wettelijke opzegtermijn. Lukt het niet om samen afspraken te maken, dan komt het UWV of de kantonrechter in beeld en volgt een andere procedure.

Hulp nodig bij het ontslag van een werknemer? Wij helpen je graag!

Of bel ons voor vragen op 088-6002806
gebruikelijke belkosten

Stap 7. Geldzaken

Zorg dat alle geldzaken goed worden afgewikkeld. Hierbij moet je denken aan:

  • salaris en vakantiegeld uitbetalen
  • uitbetalen (eventuele) declaraties, tantièmes, provisie en eindejaarsuitkering
  • afwikkelen studiekostenregeling
  • verrekening van voorschotten en leningen
  • schadeloosstelling of andere financiële regeling
  • transitievergoeding
  • eindafrekening voor werknemer

Stap 8. Bedrijfseigendommen

Let erop dat alle bedrijfseigendommen weer worden ingeleverd. Denk daarbij aan:

  • sleutels/toegangspasjes
  • monsterkoffer
  • laptop
  • gereedschap
  • bedrijfsauto
  • leaseauto
  • bedrijfskleding

Stap 9. Administratie

Ook is het belangrijk om de administratie goed af te ronden.

  • Maak een getuigschrift voor de werknemer en zorg dat hij die krijgt.
  • Maak een verklaring met daarin het aantal vakantie/snipperdagen dat bij de eindafrekening uitbetaald is.
  • Zet abonnementen of betalingen stop.
  • Vergeet niet om verzekeringen te informeren over het ontslag van de werknemer.
  • Zorg dat het pensioenfonds wordt ingelicht.

Hulp nodig?

Het kan slim zijn om juridische hulp in te schakelen om het ontslag goed te regelen. Een jurist of advocaat kan je helpen bij de onderhandelingen over de transitievergoeding, ervoor zorgen dat de vaststellingsovereenkomst goed in elkaar zit of jouw zaak verdedigen bij de kantonrechter. Ben jij benieuwd wie jou het beste zou kunnen helpen? Onze juridische medewerkers kunnen goed inschatten welke jurist of advocaat bij jou in de buurt het beste uit de voeten kan met jouw zaak. Neem vrijblijvend contact op. Zij geven je gratis advies!

Meer informatie